El tiempo dedicado a la gestión manual de los correos electrónicos tiene un gran impacto en la productividad y la creatividad de todos. Hay que organizar su buzón bien para evitar el estrés de los correos electrónicos no leídos, las notificaciones que no dejan de aparecer y los boletines de noticias que llegan a cuentagotas.
Todo el mundo quiere alcanzar el objetivo de cero correos no leídos. ¿Cómo se llega hasta allí sin perder tiempo? Siga nuestras instrucciones.
¿Por qué organizar mejor su buzón?
Organizar su buzón le permite concentrarse en su trabajo o en tareas más importantes. En efecto, la gestión del correo electrónico requiere mucho tiempo y puede convertirse en una verdadera fuente de estrés.
Saber organizar sus correos electrónicos de forma eficiente le permite ahorrar tiempo y aumentar su productividad. Por lo tanto, es esencial limpiar regularmente el buzón de correo para conservar sólo los mensajes importantes.
Recibir montones de correos electrónicos no deseados y boletines de noticias que dudan en abrirse puede dar la impresión de que su buzón se llena constantemente. Por eso es esencial establecer la regla de la bandeja de entrada cero.
Consejos para organizar mejor su buzón
Para tener un buzón mejor organizado, debe :
- Ordenar por categoría: consiste en etiquetar los correos electrónicos y clasificarlos en carpetas. Elige tus propias etiquetas (familia, boletines, urgente, para hacer más tarde, etc.) y utiliza un color para cada una.
2. Crear filtros: se trata de etiquetar automáticamente un tipo de correo electrónico que aparece con frecuencia utilizando determinadas palabras clave en el asunto.
3. Utilizar respuestas automáticas: son útiles cuando se reciben varios correos electrónicos que requieren siempre la misma o casi la misma respuesta. Basta con crear una respuesta estandarizada y sistematizar el envío en las opciones de filtro.
4. Permítase un tiempo limitado para leer sus correos electrónicos: deje de revisar sus correos electrónicos todo el tiempo. Atiéndelos dos o tres veces al día, dejándote tiempo suficiente para responder a los mensajes importantes. Reenvíe los que puedan ser manejados por otra persona.
5. Anule la suscripción a los boletines innecesarios: suscríbase sólo a los boletines relevantes. No des tu dirección de correo electrónico en los sitios que visites para evitar ser bombardeado por vendedores electrónicos y spammers. Si ya no le interesa un boletín, haga clic en el enlace para darse de baja o utilice un programa que le ayude a darse de baja.
Gestione mejor sus correos electrónicos
Para gestionar mejor sus correos electrónicos, debe clasificarlos y procesarlos por orden de prioridad, no por orden de llegada. Consiste en determinar los mensajes más importantes, que esperan una respuesta rápida. Lo ideal es que respondas a ellas inmediatamente, dándote sólo el tiempo que necesites.
Tómese el tiempo de automatizar la recepción de correos electrónicos archivando directamente los boletines de noticias o los comunicados de prensa, por ejemplo. De esta manera, ya no pasan por la bandeja de entrada. También desactiva cualquier notificación de correo nuevo, ya sea en su Mac, PC o smartphone…
Limpia su buzón de correo con Cleanfox
Para evitar ahogarse en correos electrónicos, debe limpiar su buzón de vez en cuando. Sin embargo, no siempre es fácil identificar qué mensajes deben ser eliminados sin leerlos uno por uno. El software Cleanfox le ayuda a identificarlos. En un abrir y cerrar de ojos, tendrá todos los mensajes, boletines y spam obsoletos delante de usted. Con un solo clic puede eliminar y/o anular la suscripción.
