Le temps passé à gérer manuellement ses e-mails impacte grandement la productivité et la créativité de tout un chacun. Il faut bien s’organiser pour éviter le stress provoqué par les e-mails non lus, les notifications qui n’arrêtent pas de surgir et les newsletters qui arrivent en masse.
Tout le monde souhaite atteindre l’objectif zéro mail non lu. Comment y arriver sans perdre du temps inutilement ? Suivez nos instructions.
Pourquoi mieux organiser sa boîte mail ?
Bien organiser sa boîte mail permet de se concentrer sur son travail ou sur des tâches plus importantes. En effet, gérer ses e-mails est très chronophage et peut devenir une véritable source de stress.
Savoir organiser efficacement ses e-mails permet de gagner du temps et d’accroître sa productivité. Il est donc essentiel de nettoyer régulièrement sa boîte mail afin de ne garder que les messages importants.
Recevoir des tonnes de mails indésirables et de newsletters qu’on hésite à ouvrir peut donner l’impression que sa boîte mail se remplit en permanence. C’est pourquoi il est indispensable d’instaurer la règle du Inbox zéro.
Les astuces pour mieux organiser sa boîte mail
Pour avoir une boîte mail mieux organisée, il faut :
- Ranger par catégorie : cela consiste à labelliser les e-mails et à les classer dans des dossiers. Choisissez vos propres libellés (famille, newsletters, urgent, à faire plus tard, etc.) et utilisez une couleur pour chacun d’eux.
- Créer des filtres : il s’agit de labelliser automatiquement un type d’e-mail qui revient souvent en utilisant certains mots-clés dans l’objet du mail.
- Utiliser les réponses automatiques : elles sont utiles lorsque vous recevez plusieurs e-mails dont la réponse à fournir est toujours la même ou presque. Il suffit de créer une réponse standardisée et de systématiser l’envoi dans les options de filtre.
- S’accorder un temps limité pour lire ses e-mails : arrêtez de consulter vos e-mails tout le temps. Traitez-les deux à trois fois par jour en vous autorisant assez de temps pour répondre aux messages importants. Transférer ceux qui peuvent être gérés par une autre personne.
Se désabonner des newsletters inutiles : inscrivez-vous seulement sur les newsletters pertinentes. N’indiquez pas votre adresse mail sur les sites que vous visitez pour ne pas être assailli par les e-commerçants et les spammeurs. Si une newsletter ne vous intéresse plus, cliquez sur le lien de désinscription ou utilisez un logiciel pour vous aider à vous désabonner.
Mieux gérer ses mails
Pour mieux gérer ses e-mails, il convient de les trier et de les traiter par ordre de priorité, et non par ordre d’arrivée. Cela consiste à déterminer les messages les plus importants, qui attendent une réponse rapide. Dans l’idéal, il faut y répondre de suite en vous accordant uniquement le temps nécessaire.
Prenez le temps d’automatiser la réception des e-mails en archivant directement les newsletters ou communiqués de presse par exemple. Ainsi, ils ne passent plus par la boîte de réception. Désactivez également toute notification de nouveau mail, que ce soit sur votre Mac, PC ou smartphone…
Épurez votre boîte mail avec Cleanfox
Pour éviter de se noyer sous les e-mails, il faut procéder de temps en temps à un nettoyage de sa boîte mail. Toutefois, il n’est pas toujours évident d’identifier quels sont les messages qui doivent être supprimés, sans les lire un à un. Le logiciel Cleanfox vous aide à les repérer. En un rien de temps, vous avez sous les yeux tous les messages obsolètes, les newsletters et spams. Un seul clic permet de les supprimer et/ou de se désabonner.
