Il tempo speso a gestire manualmente le e-mail ha un impatto enorme sulla produttività e la creatività di tutti. Bisogna essere ben organizzati per evitare lo stress delle email non lette; delle notifiche che continuano a spuntare e delle newsletter che arrivano a frotte.
Tutti vogliono raggiungere l’obiettivo di zero email non lette. Come arrivarci senza perdere tempo? Seguite le nostre istruzioni.
Perché organizzare meglio la tua casella di posta?
Organizzare la vostra casella di posta elettronica vi permette di concentrarvi sul vostro lavoro o su compiti più importanti. In effetti, la gestione delle e-mail richiede molto tempo e può diventare una vera fonte di stress.
Sapere come organizzare le vostre e-mail in modo efficiente; fa risparmiare tempo e aumenta la vostra produttività. È quindi essenziale pulire regolarmente la vostra casella di posta elettronica; per conservare solo i messaggi importanti.
Ricevere tonnellate di e-mail indesiderate e newsletter che si esita ad aprire può dare l’impressione che la vostra casella di posta si riempia costantemente. Ecco perché è essenziale stabilire la regola dello zero inbox.
Suggerimenti per organizzare meglio la tua casella di posta
Per avere una casella di posta meglio organizzata, è necessario :
Ordinamento per categoria: consiste nell’etichettare le e-mail e classificarle in cartelle. Scegliete le vostre etichette (famiglia, newsletter, urgente, da fare dopo, ecc.) e usate un colore per ognuna.
Creare filtri: si tratta di etichettare automaticamente un tipo di e-mail che si presenta spesso utilizzando determinate parole chiave nell’oggetto.
Utilizzare le risposte automatiche: sono utili quando si ricevono diverse e-mail che richiedono sempre la stessa o quasi la stessa risposta. Basta creare una risposta standardizzata e sistematizzare l’invio nelle opzioni del filtro.
Concedetevi un tempo limitato per leggere le vostre e-mail: smettete di controllare continuamente le vostre e-mail.
Occupatene due o tre volte al giorno, concedendovi abbastanza tempo per rispondere ai messaggi importanti.
Inoltrare quelli che possono essere gestiti da qualcun altro.
Annullare l’iscrizione a newsletter inutili: iscriviti solo alle newsletter pertinenti.
Non dare il tuo indirizzo e-mail sui siti che visiti per evitare di essere bombardato dagli e-tailer e dagli spammer. Se non sei più interessato a una newsletter, clicca sul link di cancellazione o usa un software che ti aiuti a cancellarti.
Gestisci meglio le tue e-mail
Per gestire meglio le tue e-mail, dovresti ordinarle ed elaborarle in ordine di priorità, non in ordine di arrivo. Questo consiste nel determinare i messaggi più importanti, che si aspettano una risposta rapida. Idealmente, dovresti rispondere immediatamente, dandoti solo il tempo necessario.
Prendetevi il tempo di automatizzare la ricezione delle e-mail archiviando direttamente le newsletter o i comunicati stampa, per esempio. In questo modo, non passano più attraverso la posta in arrivo. Disattiva anche qualsiasi notifica di nuova posta, sia sul tuo Mac, PC o smartphone…
Pulisci la tua casella di posta con Cleanfox
Per evitare di annegare nelle e-mail, dovresti pulire la tua casella di posta di tanto in tanto. Tuttavia, non è sempre facile identificare quali messaggi dovrebbero essere cancellati senza leggerli uno per uno. Il software Cleanfox vi aiuta a identificarli. In men che non si dica, avrete davanti a voi tutti i messaggi obsoleti, le newsletter e lo spam. Con un clic puoi cancellare e/o disdire l’iscrizione.
