Machen Sie sich das Leben leichter, indem Sie Ihre Mailbox besser organisieren. Die Zeit, die mit der manuellen Verwaltung von E-Mails verbracht wird, hat einen enormen Einfluss auf die Produktivität und Kreativität aller Beteiligten. Sie müssen gut organisiert sein, um den Stress mit ungelesenen E-Mails, ständig auftauchenden Benachrichtigungen und massenhaft ankommenden Newslettern zu vermeiden.
Jeder möchte das Ziel von null ungelesenen E-Mails erreichen. Wie kommen Sie dorthin, ohne Zeit zu verlieren? Folgen Sie unseren Anweisungen.
Warum sollten Sie Ihre Mailbox besser organisieren?
Eine besser organisieren Ihrer Mailbox ermöglicht Ihnen, sich auf Ihre Arbeit oder auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. In der Tat ist die Verwaltung Ihrer E-Mails sehr zeitaufwendig und kann zu einer echten Stressquelle werden.
Wenn Sie wissen, wie Sie Ihre E-Mails effizient organisieren, sparen Sie Zeit und steigern Ihre Produktivität. Es ist daher wichtig, dass Sie Ihr Postfach regelmäßig aufräumen, um nur die wichtigen Nachrichten zu behalten.
Der Erhalt von Unmengen unerwünschter E-Mails und Newsletter, die Sie nur zögerlich öffnen, kann den Eindruck erwecken, dass Ihr Postfach ständig überfüllt ist. Deshalb ist es wichtig, die Null-Posteingang-Regel zu etablieren
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Tipps zur besseren Organisation Ihrer Mailbox
Um eine besser organisierte Mailbox zu haben, müssen Sie :
Nach Kategorie sortieren: Dies besteht darin, E-Mails zu kennzeichnen und in Ordnern zu klassifizieren. Wählen Sie Ihre eigenen Etiketten (Familie, Newsletter, dringend, später zu erledigen usw.) und verwenden Sie für jedes eine Farbe.
- Filter erstellen: Hierbei geht es um die automatische Kennzeichnung einer Art von E-Mail, die häufig vorkommt, indem bestimmte Schlüsselwörter in der Betreffzeile verwendet werden.
2. Verwenden Sie automatische Antworten: Diese sind nützlich, wenn Sie mehrere E-Mails erhalten, die immer die gleiche oder fast die gleiche Antwort erfordern. Erstellen Sie einfach eine standardisierte Antwort und systematisieren Sie das Senden in den Filteroptionen.
3. Gönnen Sie sich eine begrenzte Zeit, um Ihre E-Mails zu lesen: Hören Sie auf, Ihre E-Mails ständig zu überprüfen. Kümmern Sie sich zwei- bis dreimal am Tag um sie und lassen Sie sich genügend Zeit, um wichtige Nachrichten zu beantworten. Leiten Sie diejenigen weiter, die von jemand anderem bearbeitet werden können.
4. Melden Sie sich von unnötigen Newslettern ab: Melden Sie sich nur für relevante Newsletter an. Geben Sie auf den von Ihnen besuchten Websites nicht Ihre E-Mail-Adresse an, um zu vermeiden, von E-Tailern und Spammern bombardiert zu werden. Wenn Sie an einem Newsletter nicht mehr interessiert sind, klicken Sie auf den Abmeldelink oder verwenden Sie eine Software, die Ihnen bei der Abmeldung hilft.
Verwalten Sie Ihre E-Mails besser
Um Ihre E-Mails besser verwalten zu können, sollten Sie sie in der Reihenfolge ihrer Priorität sortieren und bearbeiten, nicht in der Reihenfolge ihres Eingangs. Diese besteht darin, die wichtigsten Meldungen zu ermitteln, die eine schnelle Reaktion erwarten. Im Idealfall sollten Sie sofort darauf reagieren und sich nur so viel Zeit lassen, wie Sie benötigen.
Nehmen Sie sich die Zeit, den Empfang von E-Mails zu automatisieren, indem Sie z.B. Newsletter oder Pressemitteilungen direkt archivieren. Auf diese Weise gehen sie nicht mehr durch den Posteingang. Deaktivieren Sie auch jegliche Benachrichtigung über neue Mails, egal ob auf Ihrem Mac, PC oder Smartphone…
Bereinigen Sie Ihre Mailbox mit Cleanfox
Um nicht in E-Mails zu ertrinken, sollten Sie Ihre Mailbox von Zeit zu Zeit aufräumen. Es ist jedoch nicht immer leicht zu erkennen, welche Nachrichten gelöscht werden sollen, ohne sie einzeln zu lesen. Die Cleanfox-Software hilft Ihnen, diese zu identifizieren. Im Handumdrehen haben Sie alle veralteten Nachrichten, Newsletter und Spam vor sich liegen. Mit einem Klick können Sie diese löschen und/oder abbestellen.
